ตามโครงสร้างหน่วยงานและกรอบอัตรากำลังสายสนับสนุน มหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร พ.ศ. 2567 – 2570 ที่ผ่านการพิจารณาเห็นชอบจากสภามหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร ในคราวประชุม ครั้งที่ 2/2567 เมื่อวันศุกร์ที่ 23 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2567 แบ่งโครงสร้างหน่วยงานภายในงานบริหารทั่วไป ประกอบด้วย 3 หน่วย ดังนี้
- หน่วยธุรการและสารบรรณ
- หน่วยเลขานุการ
- หน่วยประชุม
ซึ่งหน่วยประชุมจะรับผิดชอบในการจัดประชุมคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารบุคคลในมหาวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารสำนักงานอธิการบดี คณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดี และอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย โดยมีภารกิจรับผิดชอบ ดังนี้
- ควบคุมดูแล ติดตาม การปฏิบัติงานของงานประชุมและพิธีการให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย ในการดำเนินการจัดทำวาระการประชุมการจัดประชุม การจัดทำรายงานการประชุม
- จัดทำปฏิทินการประชุมประจำปี เตรียมการประชุมผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัย เตรียมการประชุมสภามหาวิทยาลัย และการประชุมอื่นที่ได้รับมอบหมาย
- จัดทำระเบียบวาระการประชุม และจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม จัดเตรียมเอกสาร ระเบียบวาระการประชุม
- หนังสือเชิญประชุม บันทึกการประชุม จัดทำรายงานการประชุม แจ้งมติที่ประชุม และติดตามเรื่องตามมติที่ประชุม
- ประสานกับหน่วยงานภายในเพื่อเวียนแจ้งมติที่ประชุม
- จัดทำเอกสารประกอบวาระการประชุมต่าง ๆ เช่น การประชุมสภามหาวิทยาลัย ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย และการประชุมอื่นที่ได้รับมอบหมาย
- จัดเตรียมข้อบังคับ ระเบียบ และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เสนอเข้าระเบียบวาระการประชุม
- กำหนดเป้าหมาย และวางแผนดำเนินการอันเป็นหลักสำคัญในการดำเนินกิจการของมหาวิทยาลัย
- อำนวยความสะดวกในการประชุม เช่น เลี้ยงรับรองให้การต้อนรับแก่ผู้เข้าประชุม
- จัดเตรียมอาหารว่างและจัดเก็บอุปกรณ์ในการจัดประชุม
- จัดทำรายงานการประชุม ให้แล้วเสร็จภายใน 7 วันหลังการประชุม รวบรวมข้อมูลจัดส่งมติ ระเบียบ ข้อบังคับที่ออกโดยสภามหาวิทยาลัย
- จัดทำข้อมูลข่าวสารของสภามหาวิทยาลัย และเอกสารรายงานการประชุม ขึ้นเผยแพร่ทางเว็บไซต์
- ปฏิบัติหน้าที่ และดำเนินการเกี่ยวกับคณะกรรมการสรรหาต่าง ๆ เช่น สรรหานายกสภามหาวิทยาลัย สรรหากรรมการสภามหาวิทยาลัยผู้ทรงคุณวุฒิ สรรหาอธิการบดี สรรหาคณบดี สรรหาผู้อำนวยการ สถาบัน สำนัก สรรหาคณะกรรมการติดตามตรวจสอบฯ สรรหาคณะกรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัย เป็นต้น
- ดูแลต้อนรับแขก กรรมการที่เข้าร่วมประชุมทั้งกรรมการภายใน และกรรมการจากบุคคลภายนอก
- ติดต่อ ประสาน จัดหาที่พัก รถรับ – ส่ง ในการเดินทางไป กลับของกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ
- จัดทำเอกสารเบิกจ่าย เช่น ค่าเบี้ยประชุม ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าจ้างเหมาจัดทำเอกสาร และชุดรายงานการเดินทางไปราชการของกรรมการในการเข้าร่วมประชุมจัดทำชุดเบิกรายงานการเดินทางไปราชการของกรรมการในการเข้าร่วมประชุม
- รวบรวมผลการดำเนินงานของสภามหาวิทยาลัย ของคณะกรรมการที่แต่งตั้งโดยสภามหาวิทยาลัย และจัดทำรายงานประจำปีของสภามหาวิทยาลัย
- วิเคราะห์ สรุป รายงานค่าใช้จ่ายในการดำเนินการแต่ละครั้งเพื่อเป็นข้อมูลทางสถิติ ประกอบการจัดทำงบประมาณในปีถัดไป
- จัดเก็บรวบรวมเอกสารการประชุมให้เป็นหมวดหมู่ ง่ายต่อการสืบค้น